Każdy administrator budynku, który spełnia odpowiednie wymagania, czyli gdy kubatura budynku przekracza 1000 metrów kwadratowych w przypadku budynku mieszkalnego i 1500 metrów dla budynków gospodarczych, powinien posiadać odpowiednią instrukcję przeciwpożarową.
Prawidłowo opracowana instrukcja bezpieczeństwa pożarowego powinna zawierać wiele istotnych elementów zgodnych z rozporządzeniem szefa MSWiA z dnia 7 czerwca 2010 roku, w sprawie ochrony przeciwpożarowej budynków, innych obiektów budowlanych oraz terenów.
Instrukcja bezpieczeństwa pożarowego zawsze powinna znajdować się w widocznym i przede wszystkim łatwo dostępnym miejscu dla ekip ratowniczych. Takie jej umiejscowienie ma ułatwić możliwość jej bezproblemowego i natychmiastowego wykorzystania podczas akcji ratowniczej. Jeśli budynek jest pozostawiony bez nadzoru w godzinach nocnych, wtedy instrukcja powinna znajdować się metalowych szafkach, umiejscowionych oraz widocznych tak, aby był do niej łatwy dostęp dla straży pożarnej i innych służb.